文件認證業務

ㄧ、文件公證、認證、驗證之異同

主要差別在於「文件要做何用途」及「文件所發生的效力」。

二、公證概覽

證人針對法律行為或私權事實作成公證書，證明該行為之作成或事實之存在。

公證的標的：

法律行為：買賣、租賃、贈與等各式契約的訂立或撤銷等。

私權事實：房屋漏水、網頁內容、占有事實、親權事實等。

※公證人需親自見聞、體驗該法律行為與私權事實的過程，才能夠作成公證書。

公證的效力：

      1. 經公證的文件，法律行為較無違背法令遭認定無效之可能，另藉由公證人親自體驗某個事實的過程，確保某個不能重來的事實確實存在。
      2. 公證人亦留存一份卷證，有一定保存年限，年限內可隨時請求閱覽，不怕資料遺失。
      3. 部分法律行為得於公證書記載「應逕受強制執行」，免除日後再起訴訟之麻煩。

三、認證概覽

公證人針對文書（例如：戶籍謄本等公文書、委任書等私文書、翻譯本、繕影本）作成認證書，證明該文書之作成或形式上為真正。

文件認證的態樣

文件認證可再區分為：

      1. 文書認證：公證人向文書製作單位或核發單位查證，確認文書確實由該單位發出。
        如：戶政機關開立之【戶籍謄本】、學校開立之【畢業證書】、醫療院所開立之【診斷證明】…等。
      2. 簽名認證：簽署人親自在公證人面前簽署姓名於文件之上，由公證人見證該簽名確實由本人簽立，確立簽名之真正性。
        如：切結書簽名、授權委託書簽名。
      3. 翻譯認證：公司、法人、團體、商號或其他私人有使用翻譯文書之必要者，無論中文翻譯成外文或外文翻譯成中文，均可請求翻譯認證。
      4. 正影本相符認證：若只需要提交影本文件，可提供文件之正本先經公證人查證，經審查為真正後辦理正影本相符認證。

認證的標的：

      1. 私文書。如：契約、遺囑等。
      2. 將持往境外使用，且有關私權事實的公文書。如：公司變更事項表。
      3. 公、私文書之繕本或影本。

四、認證和公證的差別

(引用自臺灣桃園地方法院公證處「公證問答集Q03.」)

    • 通常「公證」是指想要被證明的事項，是公證人可以在現場用感官體驗的法律行為或私權事實，但也因此公證人無法用耳鼻眼等感官體 驗到的事項，例如屬於過去的法律行為或私權事實，便無法辦「公證」，只能辦「認證」。
    • 另外，就是特定法律行為想要約定逕受強制執行事項的話，便只能辦理「公證」，而不能辦「認證」。
    • 「認證」， 是公證人證明請求人親自在文書上簽字（目擊認證），或承認文書上的簽字為其親簽（自認認證），至於文書的內容則非公證人證明存在或真實的對象。
    • 實務上常見的「公證事項」有：房屋(廠房、店面)租賃、房屋借用、土地租賃、土地借用、金錢借貸、合夥契約、債權債務協議書、現場或網頁現況公證等。
    • 常見的「認證事項」有：(中、英)單身切結書、授權書、委任書、出生證明書、服務證明書、良民證（無犯罪紀錄證明）、文書翻譯本、國外銀行或房地產處理宣誓書、國內證件、護照正影本相符、契約書、協議書等。此外認證費用為公證的二分之一，同一種案件，請求人得依其需要及條件擇一辦理。